利害關係人參與守則

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穎漢科技(YLM)集團簡介

穎漢科技(YLM)集團是台灣一家專業在全系列彎管機 & 管類加工設備的製造服務商. 成立於西元1976年並擁有約40年的智慧型全自動金屬彎管機製造經驗, 穎漢科技(YLM)集團總是可以達到客戶各種品質的要求.

利害關係人參與守則

穎漢科技股份有限公司利害關係人參與守則

穎漢科技在國內、外的每一個營運據點,都支持與鼓勵高標準的企業社會責任實踐。藉由利害關係人參與及關鍵性議題辨識的過程,可以讓我們與社會更緊密地連結,使利害關係人的聲音更容易被發現,並納入公司經營策略考量,以提高公司資訊揭露的透明度及完整度,貫徹企業社會責任的理念。

第1條(訂定目的)
穎漢科技股份有限公司暨所屬各機構(以下簡稱本公司)為將利害關係人參與及關鍵性議題辨識的過程予以制度化,依據本公司企業社會責任第二章「落實推動公司治理並尊重利害關係人權益」,特訂定本守則。
第2條(適用範圍)
本守則之適用範圍及於本公司之子公司暨合資公司,及其他具有實質控制能力之機構或法人等集團企業與組織。
第3條(利害關係人定義)
本守則所指稱之利害關係人,包括但不限於:投資人、員工、消費者、供應商、媒體、社區、政府機構或非政府組織。
第4條(實施策略)
本公司於實施本守則時,應先鑑別利害關係人的重要程度,進而決定該利害關係人之參與程度,最後決定與其之互動方案。
第5條(鑑別利害關係人的重要程度)
鑑別利害關係人的重要程度時,可依據以下六項原則為考量,若該利害關係人在各項皆具有較重要的地位,則表示其應為公司較優先考量之利害關係人;反之則否。
(一) 責任:指本公司現在或未來可能對這類利害關係人負有責任。
(二) 影響力:指能對本公司產生影響或具有決策能力的利害關係人。
(三) 親近度:指與本公司維持長期關係的利害關係人。
(四) 依賴性:指直接或間接依賴本公司活動與經營的利害關係人。
(五) 代表性:指能合法聲明代表某一群體的利害關係人。
(六) 政策意圖:指直接或間接與本公司政策和策略有關的利害關係人。
第6條(利害關係人的參與程度)
利害關係人之參與程度,可區分為三種:通知、諮詢及合作。
(一) 通知:指本公司應提供利害關係人平衡、客觀及精確一致的資訊,協助其了解相關問題、選擇、機會及解決方案。
(二) 諮詢:指本公司於政策選擇、制定時,應取得利害關係人的建議或反饋意見。
(三) 合作:指本公司應透過程序直接與利害關係人共事,確保其顧慮及需要是持續被理解及考慮的。
第7條(對利害關係人之回應)
本公司對不同參與程度的利害關係人皆應做出回應。
第8條(利害關係人的參與方式)
因應不同之利害關係人參與度,本公司應推動相應之參與方式:
(一) 通知:指本公司應透過新聞稿、報告書及網站等管道,告知利害關係人最新的進展。
(二) 諮詢:指本公司應透過公共評論、焦點團體、問卷調查及網路等管道,蒐集利害關係人的意見。
(三) 合作:指本公司應透過組成委員會、論壇、投票等管道,確保利害關係人之意見反映在決策中。
第9條(結果溝通)
利害關係人參與的結果,應參考如下方式反饋給利害關係人:
(一) 如有召開利害關係人會議,應做會議紀錄。
(二) 應將利害關係人反應之意見,提供給相關單位參考,並請其提出回應。
(三) 將回應結果告知利害關係人,進而蒐集其對該結果的看法。
(四) 定期追蹤決議事項,並將進度透過會議或郵件方式,告知利害關係人。
第10條(利害關係人參與的風險)
下述是較常見的利害關係人參與風險:
(一) 利害關係人針對參與的目的擁有不同的解讀,且對參與過程所產出的結果有不同的期待。
(二) 利害關係人感覺在程序上收到排擠,例如由於地理位置因素而無法參與活動。
(三) 利害關係人無法擁有足夠的時間完全貢獻己見或提出疑慮,例如較短促的時間排程。
第11條(管理利害關係人參與的風險)
為避免利害關係人參與所導致的風險,應考量下列事項:
(一) 應將每次利害關係人參與的活動做清楚的說明,並在過程中不斷提醒此次活動之目的,及預期產出的結果範疇為何,以確保利害關係人擁有一致的共識。
(二) 針對每個利害關係人參與之活動,應盡可能排除在程序上可能導致的排擠效果,若條件允許,則至少提供兩種以上參與管道。
(三) 一旦發現有任何潛在的利害關係人參與風險,應立即釐清問題源頭,並與利害關係人保持溝通,討論解決方案,直到確認問題解除。
(四) 應定期檢視利害關係人參與的過程是否有瑕疵,並因此設計改善方案。
第12條(協助利害關係人能力建置)
為確保利害關係人能充分支持公司運作,應持續提升利害關係人的能力,可建立如下的制度:
(一) 定期提供新的產業訊息及發展。
(二) 提供經驗分享與交流的管道,如互動網站。
(三) 定期或不定期舉行教育訓練或線上課程。
第13條(經驗分享)
公司各單位與各利害關係人接觸及互動的經驗,應透過下述系統化的資料建置及分享,讓公司同仁能互相交流並從中學習,進而一同成長、創造更好的利害關係人關係。
(一) 設立公司內網的專屬互動網站。
(二) 將報告流程標準化。
(三) 舉行內部會議,讓各單位能互相交流、分享案例。
第14條(績效指標)
為求持續改善與利害關係人之互動及關係,各階段皆應訂定如下績效指標並按時檢視,若未達成則應提出具體改善方案。
(一) 與利害關係人互動的頻率。
(二) 利害關係人針對其關心的議題做出回應的比例。
第15條(權責劃分)
本公司相關部門定期進行利害關係人參與,並將其結果進行呈報,列入年度工作管理與考核。
第16條(實施與修定)
本要點經總經理核定後實施,修正時亦同。